Begroten

Wil je meer grip hebben op je projectbudgetten, de beschikbare capaciteit optimaal benutten, zelfsturing stimuleren en budgetafspraken met derden vastleggen en bewaken? Tim helpt je hierbij.

Een budget kan je voor meerdere doeleinden inzetten. Een budget kan bijvoorbeeld begroting of een projectbudget zijn, maar kan je ook gebruiken om beschikbare capaciteit van een persoon of afdeling vast te leggen en deze te verdelen over verschillende activiteiten of de benodigde capaciteit af te zetten tegen de beschikbare capaciteit. Op deze manier kan je capaciteitsbegrotingen of individuele werkplannen vastleggen en zo onderbouwen waarom inhuur benodigd is of juist keuzes maken in de welke taken je wel of niet gaat uitvoeren of aan kan nemen en zelfsturing mogelijk maken.

De budgetmatrix helpt je niet alleen met het maken van begrotingen, maar ook met het effectief controleren ervan. Je kunt hiermee begrotingen maken die in hiërarchische lagen zijn opgebouwd waardoor je je begroting op een gedetailleerd of op geaggregeerd niveau kan maken.  Je kunt dit doen van onder naar boven (bottom-up), van boven naar beneden (top-down), of een mix van beide. Daarnaast maken kleurcodes en tips het makkelijk om snel fouten of ontbrekende informatie in de begroting te vinden. Zo kun je de begroting goed in de gaten houden en ervoor zorgen dat alles klopt.

Budgetten kunnen door voortschrijdend inzicht of onvoorziene omstandigheden wijzigen. De budgetmatrix biedt de mogelijkheid om wijzigingen toe te passen, waarbij deze en het origineel altijd inzichtelijk blijven.

Wat is een budget zonder bewaking? Een getal met beperkte waarde. Doordat medewerkers hun uren verantwoorden, verschijnen deze automatisch in de budgetmatrix als gerealiseerde uren en kan je deze afzetten tegen het vastgelegde budget. Hierbij ziet iedereen de voortgang van de eigen uren, de projectgroep, afdeling of organisatie.

Uiteraard afhankelijk van jouw rol en rechten binnen de applicatie. Op deze manier geef je medewerkers ook de mogelijkheid van zelfsturing, kan je verantwoordelijkheden lager in de organisatie neerleggen en tijdig ingrijpen als budgetten overschreden dreigen te worden.

Rapporten en widgets

Tim heeft verschillende mogelijkheden voor rapportages om de budgetten en haar voortgang inzichtelijk te maken. Wat je ziet is uiteraard geheel afhankelijk van je rechten. De rapportages zijn inzichtelijk middels minirapportages (widgets) in je dashboard of op te vragen rapportages, maar kunnen zelfs volgens een vastgelegd schema geheel geautomatiseerd per e-mail worden toegestuurd.